Bei der Wahl des idealen Online-Buchungssystems ist Vorsicht geboten und Geduld gefragt. Die Auswahl ist riesig, vielfältig und durchwegs von hoher Qualität. Dadurch hat man zwar irgendwann die Qual der Wahl, zunächst muss man sich aber darüber im Klaren sein, was man eigentlich will bzw. braucht.

Um der Frage auf den Grund zu gehen, wie man das ideale Online-Termin-Buchungssystem für den eigenen Zweck findet, habe ich mehrere Artikel hier auf WebsiteBerater verfasst. Der erste Schritt ist eine Bedarfsanalyse. Mein Artikel, der Ihnen dabei hilft, herauszufinden, was Sie wollen bzw. brauchen (denn das wissen Sie selbst am besten!), heißt: So finden Sie das beste Online Buchungssystem für Ihre Website.

Am Ende jenes Artikels geht es darum, die eigene Wunschbuchung in eine Liste von Funktionen zu übersetzen, die das Buchungssystem haben soll. Wie Sie gleich sehen werden, ist das ein umfangreiches Thema. Deshalb habe ich ihm auch einen eigenen Artikel gewidmet, diesen hier.

Hier erfahren Sie mehr zu folgenden Themen:

Was sind Funktionen und Fallen bei Online-Buchungssystemen

Hier geht es um Funktionen und Features von Online-Buchungssystemen, aber auch um Fallen. Unter den Funktionen kann man sich leichter etwas vorstellen: Bezahlmöglichkeiten, Termin-Erinnerungen per Email oder SMS, die Möglichkeit, Gruppen- oder Kurs-Buchungen zu verwalten, etc.

Fallen sind etwas schwieriger einzuordnen und auch zu bedenken. Mit Fallen meine ich Dinge, die man bei der Auswahl nicht übersehen darf. Z.B.:

  • Kann ich dieses Buchungssystem in Deutscher Sprache auf meiner Website einbinden oder nicht?
  • Muss ich meine Buchungen unbedingt auf meiner eigenen Website abwickeln oder reicht dafür ein externer Dienst?
  • Sollen meine Kunden gleich bei der Buchung bezahlen?
  • Biete ich meine Dienstleistungen an mehreren Standorten an?
  • Gehört zu meiner Dienstleistung auch Equipment oder Räumlichkeiten, die der Kunde mit-buchen können soll?

Es ist wichtig, auf solche Dinge hinzuweisen. Das gilt vor allem beim Vergleich von Online-Buchungssystemen, weil sich jeder Anbieter anders präsentiert und andere Funktionen in den Vordergrund stellt.

Kriterien für den Vergleich von Online-(Termin)-Buchungssystemen

Online Terminbuchung im Vergleich: 35 Kriterien, Funktionen und Fallen

Insgesamt habe ich hier gut über 30 Kriterien zusammengetragen, die es sich lohnt, im Auge zu behalten. Zu diesen Kriterien gehört natürlich auch der Preis, den ein Website-Betreiber für so ein Online-Buchungssystem zu bezahlen hat. Dazu gleich weiter unten noch mehr, wenn ich den Preis diskutiere.

Zu den Kriterien gehört vieles, was als Funktionalität einzustufen ist, z.B. ob eine Buchung auch gleich online bezahlt werden kann oder nicht. Darunter fallen aber auch administrative Dinge, wie z.B. welche Art von Berichten das Buchungssystem zu den erfolgten Buchungen bereit hält.

Insgesamt finden Sie hier Kriterien, die das System vor und hinter den Kulissen beleuchten. Nur wenn man sich beide Seiten ausgiebig ansieht, wird man als Website-Betreiber mit der getroffenen Wahl glücklich sein.

Die Auswahl des besten Anbieters von Online Buchungssystemen für Ihren Zweck

Um Ihnen dann auch noch bei der Auswahl des besten Anbieters für Online-Buchungsplattformen zu helfen, habe ich übrigens einen weiteren Artikel geschrieben. Es ist der Online (Termin-)Buchungssysteme: Preis-Leistungs-Vergleich. Dort werden Sie mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit einen Anbieter finden, der Ihren Bedürfnissen entspricht.

Damit Sie sich dann voller Elan und gut vorbereitet auf die Liste der Anbieter stürzen können, hier also jetzt die Werkzeuge bzw. Unterscheidungs-Kriterien dafür:

Kriterium 1 für den Vergleich von Online-(Termin-)Buchungssystemen: Der monatliche Preis pro Standard-Einheit

Jeder Anbieter eines Online-Buchungssystem bietet mehrere Varianten seines Dienstes an. Darunter ist zwar meist ein kostenloser Tarif, in der Regel wird man dafür aber bezahlen. Der Grund dafür ist, dass kritische Features erst in kostenpflichtigen Varianten angeboten werden.

Je nachdem, welche Funktionen für den Website-Betreiber am wichtigsten sind, kann sich der beste Preis auf dem Markt auch deutlich unterscheiden. Der Preis wird fast immer pro Monat angegeben. Außerdem wird meist pro Kalender bzw. MitarbeiterIn berechnet. Das bedeutet, je mehr verschiedene Personen, Angestellte oder Maschinen gebucht werden können, desto teurer wird es. Jeder Person ist dabei ein eigener Buchungskalender zugeordnet.

Manchmal erhöht sich der Preis auch mit der Anzahl der Buchungen, der Standorte oder der Angestellten sprunghaft. Das heißt, bis zu 5 Personen (= Kalender) könnten im günstigeren Paket integriert sein, bis zu 25 im nächst-teureren, usw. Was also die Standard-Einheit für den angegebenen monatlichen Preis ist, das muss man sich ansehen. Das gilt insbesondere dann, wenn man ein kleineres Unternehmen mit einer Handvoll MitarbeiterInnen führt.

Kriterium 2 für den Vergleich von Online-(Termin-)Buchungssystemen: Der tatsächliche Preis

Es ist also gar nicht so einfach, die angegebenen Preise pro Monat direkt zu vergleichen. Daher sollte man sich für den eigenen konkreten Bedarf die Sache ausrechnen. Man berücksichtigt dabei hauptsächlich Folgendes: Wie viele der vom Anbieter verrechneten Standard-Einheiten benötigt mein Unternehmen?

Das sind de facto meist separate Kalender, können wie gesagt aber in der Praxis auch folgende Ding sein: MitarbeiterInnen, Leihgeräte, Räumlichkeiten, Standorte, verschiedene Dienstleistungen, etc.

Und noch etwas gibt es beim tatsächlichen Preis zu bedenken: Den Abrechnungszeitraum. Viele Anbieter listen einen Monatlichen Preis. Dazu gibt es dann noch einen billigeren monatlichen Preis, wenn vorab und jährlich bezahlt wird. Doch auch hier muss man aufpassen: Manchmal wird bereits der billigere, über das ganze Jahr berechnete Preis in der monatlichen Preis-Vergleichstabelle angegeben. Möchte man allerdings auch monatlich bezahlen, kostet es mehr.

Und noch etwas zum Aufpassen: Ob in einem Preis Mehrwert- bzw. Umsatzsteuer enthalten ist, ist generell fraglich. Hier kommt es nicht nur darauf an, ob man selbst umsatzsteuerpflichtig ist oder nicht. Es kommt auch darauf an, in welchem Land man selbst seinen Unternehmenssitz hat, und wo der Anbieter des Buchungssystems seinen Sitz hat. Im Zweifelsfall fragen Sie bitte bei IhreR SteuerberaterIn nach.

Kriterium 3 für den Vergleich von Online-(Termin-)Buchungssystemen: Die kostenlose Test-Möglichkeit

Jedes Online-Buchungssystem bietet eine Möglichkeit zum kostenlosen Testen an. Dabei gibt folgende Varianten:

  • Man testet das System in einer kostenlosen Variante, die es sowieso gibt, die aber nicht alles kann, was im vollen System verfügbar wäre.
  • Man testet das System mit voller Funktionalität über einen Zeitraum von z.B. 14 Tagen, und erst danach wird eine Gebühr berechnet.
  • Man bezahlt sofort, hat aber eine z.B. 14-tägige Geld-zurück-Garantie

Ich persönlich bevorzuge die zweite Variante, da man alle Funktionen zur Verfügung hat und erst bezahlt, wenn der Test vorüber ist.

Kriterium 4 für den Vergleich von Online-(Termin-)Buchungssystemen: Die Einrichtungsgebühr

Ein Online-Buchungssystem kann eine Einrichtungsgebühr einheben. Ob das sinnvoll ist, sei dahin gestellt. Ich habe den Eindruck, dass viele Anbieter einfach aus Marketing-Gründen darauf aufmerksam machen, dass sie keine Einrichtungsgebühr verrechnen. Das ist also ein Detail, das eventuell in den Preis einfließt, aber auf lange Sicht keine Rolle spielt.

Kriterium 5 für den Vergleich von Online-(Termin-)Buchungssystemen: Die Mindestvertragsdauer

Wie bereits weiter oben erwähnt, bezahlt man in der Regel etwas weniger für ein Online-Buchungssystem, wenn man sich für eine jährliche Abrechnung und Bezahlung im Voraus entscheidet. Damit hat man sich aber de facto auch für eine Mindestvertragsdauer von einem Jahr entschieden. Das kommt in solchen Fällen auch recht deutlich rüber.

Auch bei monatlicher Abrechnung kann es allerdings eine Mindestvertragsdauer geben. Vielleicht sind es 3 Monate oder mehr – es lohnt sich jedenfalls, danach Ausschau zu halten.

Kriterium 6 für den Vergleich von Online-(Termin-)Buchungssystemen: Kann ich jederzeit auf eine teurere und leistungsfähigere Variante (Tarif) des Systems wechseln?

Aus offensichtlichen Gründen wird kaum ein Dienstleister sich weigern, Sie auf eine teurere Variante des Dienstes umzustellen. Sehen Sie sich trotzdem an, zu welchen Konditionen und wie einfach dieser Schritt möglich ist. Hier kann und sollte es so sein, dass Sie den Tarif durch einen einfachen Klick im Kundencenter upgraden können, und dass tages-genau abgerechnet wird.

Kriterium 7 für den Vergleich von Online-(Termin-)Buchungssystemen: Kann ich jederzeit auf eine billigere und leistungsschwächere Variante (Tarif) des Systems wechseln?

Diese Frage ist interessanter. Auch hier wird kaum jemand den Umstieg auf einen billigeren Tarif verhindern, denn die Alternative ist ja eine Kündigung. Die Frage ist nur, wie bald so etwas geht und ob man bereits bezahlte Zeiträume (ein Jahr im Voraus) nicht einfach aussitzen muss.

Der Idealfall ist auch hier, dass Sie jederzeit auch nach unten wechseln können und die Gebühr dynamisch angepasst wird. Möglicherweise ist dieser Fall allerdings auf den monatlichen Preis beschränkt.

Kriterium 8 für den Vergleich von Online-(Termin-)Buchungssystemen: Kann ich einen individuellen Tarif für meine Bedürfnisse erstellen lassen?

Wenn Sie das Gefühl haben, dass keine der angebotenen Varianten eines Anbieters zu Ihren konkreten Bedürfnissen passt, dann gibt es meist die Möglichkeit, einen individuellen Tarif zu vereinbaren. In diesem Fall handeln Sie Ihren eigenen Tarif mit einer Verkaufsperson des Anbieters aus.

Kriterium 9 für den Vergleich von Online-(Termin-)Buchungssystemen: Kann ich das System in Deutscher Sprache einsetzen?

Dieser Punkt ist für mich eine klare Falle, in die man beim Vergleichen von Online-Buchungssystemen leicht tappen kann: Diese Systeme werden international alle zunächst auf Englisch angeboten und angepriesen. Aber nicht alle Systeme sind auch auf Deutsch verwendbar, also Vorsicht!

Vergewissern Sie sich, dass es jene Sprache(n) gibt, die Sie benötigen. Wenn Sie Ihr Angebot für mehrere Länder online stellen wollen, kann es sein, dass Sie sogar eine Hand voll Sprachen benötigen. So etwas kann man allerdings gut in einer Testphase des Systems merken. Spätestens beim Testen sollte man also auch alle benötigten Sprachen ausprobieren.

Kriterium 10 für den Vergleich von Online-(Termin-)Buchungssystemen: Auf wie vielen Websites kann ich das System einsetzen?

Auch dieser Punkt ist eine mögliche Falle beim Vergleich von Online-Buchungssystemen. Bei manchen Anbietern kommt das Thema “wie viele Websites” gar nicht vor, weil das Service direkt beim Anbieter läuft. Das bedeutet, man hat das Buchungsformular und die gesamte Infrastruktur auf der Website des Anbieters zur Verfügung.

Die Einbindung von Buchungen auf der eigenen Website ist dann de facto optional. Man kann das meist trotzdem tun, z.B. durch Einbetten von Javascript-Code oder eines iframes. Dabei spielt es dann keine Rolle, auf wie vielen Websites so ein Element eingebettet wird. Bei manchen Anbietern kann es allerdings hierfür Beschränkungen geben.

Beschränkungen auf eine bestimmte Anzahl von Websites gibt es auch bei spezialisierteren Anbietern, z.B. WordPress-Buchungs-Plugins, die pro Website eine Lizenz vergeben können. Hier gilt es also darauf zu achten, ob sich ein Hinweis auf eine solche Einschränkung findet, wenn man das System auf mehreren Websites einsetzen möchte.

Kriterium 11 für den Vergleich von Online-(Termin-)Buchungssystemen: Gibt es eine maximale Anzahl von Buchungen? Wie viele sind das?

Auch hier lauert eine mögliche Falle. Bei den meisten Anbietern ist die maximale Anzahl der Buchungen unbegrenzt. In manchen Fällen wird hier allerdings zwischen Varianten oder Tarifen des Systems unter anderem durch diese Maximal-Anzahl unterschieden.

Das soll allerdings nicht heißen, dass 1000 Buchungen pro Monat auf jeden Fall zu wenig sind. Wer z.B. als Einzelunternehmer persönliche Coaching-Sessions anbietet, der sollte damit locker auskommen. Ob so ein eingeschränktes Angebot zu den eigenen Bedürfnissen passt, das merkt man am besten bei der bereits ganz oben erwähnten Bedarfsanalyse.

Kriterium 12 für den Vergleich von Online-(Termin-)Buchungssystemen: Wie viele Mitarbeiter oder Kalender erlaubt das System bzw. mein Tarif?

Dieses Kriterium ist eines der wichtigsten. Es bestimmt in der Regel die Größe der benötigten Variante und damit den Preis des Online-Buchungssystems. Ist man allein oder eine kleine Gruppe, kommt man vielleicht sogar mit der gratis-Variante des jeweiligen Anbieters aus.

Aber insbesondere bei den kostenpflichtigen Varianten lohnt sich hier der Vergleich vermutlich am meisten. Interessant ist dabei hauptsächlich, was als Kalender bzw. Mitarbeiter bzw. Standardeinheit gezählt wird (siehe auch die Diskussion weiter oben beim Preis).

Wer hier gut vergleicht und ausreichend Geduld hat, der hat am Ende eine klare Vorstellung davon, was das Unternehmen zum momentanen Zeitpunkt benötigt, aber auch, wie sich die Kosten bei einer möglichen Expansion in der Zukunft erhöhen können.

Kriterium 13 für den Vergleich von Online-(Termin-)Buchungssystemen: Kann ich eine Serie von Terminen, z.B. Klassen oder Kurse, zur Buchung anbieten?

Gruppen und Kurse sind Varianten von Buchungen, die z.B. für Fitness-Studios interessant sind. Diese Art von wiederkehrenden Terminen sind aber meist nicht von vornherein in einem Online-Buchungssystem verfügbar, sondern erst ab einer der teureren Varianten.

Benötigt man also Kurs- oder Klassen-Format, dann muss man auch gezielt darauf die verschiedenen Tarife bei den verschiedenen Anbietern vergleichen.

Kriterium 14 für den Vergleich von Online-(Termin-)Buchungssystemen: Kann ich auf benötigte Räume oder Geräte Rücksicht nehmen und diese mit dem System automatisch verwalten und buchen lassen?

Räumlichkeiten sind wichtig, wenn man für die angebotene Dienstleistung auch bestimmte Räume benötigt, die verplant oder zugewiesen werden müssen. Ähnliches gilt für Geräte, die bei Dienstleistungen verwendet werden.

Ein analoger Fall sind Leihgeräte (z.B. Fahrzeuge), die für bestimmte Zeiträume über das Online-System gebucht werden sollen. Für diesen Anwendungsfall lohnt sich ebenfalls ein genauer Vergleich der benötigten Features bei verschiedenen Anbietern und deren Tarifen.

Kriterium 15 für den Vergleich von Online-(Termin-)Buchungssystemen: Erlaubt das System bzw. mein Tarif verschiedene Standorte?

Für viele Unternehmen oder Dienstleister mag dieses Kriterium übertrieben scheinen. Bieten Sie jedoch Ihre Dienstleistungen an mehreren Standorten an, kann das schnell in die nächst-höhere Preiskategorie führen. Es lohnt sich jedenfalls, das Setup für verschiedene Standorte auszuprobieren, wenn Sie das benötigen.

Eventuell kann man verschiedene Standorte auch über mehrere MitarbeiterInnen implementieren. Dann weist man einfach in der Beschreibung der MitarbeiterInnen darauf hin, wo diese zu finden sind. Alternativ kann man verschiedene Standorte auch über verschiedene Kalender realisieren.

Kriterium 16 für den Vergleich von Online-(Termin-)Buchungssystemen: Welche Kalenderdienste unterstützt das System per Integration bzw. Synchronisation?

Dieser Punkt ist für die Automatisierung sehr wichtig. Jeder Anbieter von Online-Buchungen profitiert davon, wenn er sich die gebuchten Termine nicht selbst in den eigenen Kalender eintragen muss, sondern wenn das System das gleich, sofort und vollautomatisch mit erledigt.

Die meisten Anbieter von Online-Buchungssystemen unterstützen daher die Synchronisation bzw. Integration der gängigen Online-Kalender-Systeme von Google, Apple, Microsoft und kleineren Anbietern. Konkret findet man bei den großen Diensten Google Kalender, iCal (Apple Kalender), Outlook und Office 365.

Dabei geht es um mehrere Dinge, die idealerweise zwischen dem eigenen online-Kalender und dem Online-Buchungssystem synchronisiert werden:

  • Neue Buchungen werden automatisch in einem Online-Kalender eingetragen.
  • Diese Buchungen können somit auf allen entsprechend konfigurierten Geräten des Betreibers der Website, auf der die Buchungen getätigt werden, unmittelbar gesehen werden.
  • Bereits belegte Zeiten im Kalender des Betreibers können automatisch im Online-Buchungssystem als blockiert eingetragen werden.
  • Im Buchungssystem stornierte bzw. veränderte Termine werden automatisch auch im Kalender des Betreibers gelöscht bzw. aktualisiert.

Soweit ich es gesehen habe, wird bei einer Synchronisierungsfunktion Google Kalender eigentlich immer unterstützt, manchmal ist ein Google Account sogar Voraussetzung für das reibungslose Funktionieren des Buchungssystems. Wer die Microsoft-Kalender nutzen möchte, der muss eventuell darauf achten, dass eine Synchronisation im angepeilten Tarif des jeweiligen Anbieters auch tatsächlich unterstützt wird.

Kriterium 17 für den Vergleich von Online-(Termin-)Buchungssystemen: Kann ich einzelne Tage oder Zeiten blockieren? Wie flexibel geht das?

Grundsätzlich sehen alle Online-Buchungssysteme vor, dass bestimmte Tage oder Zeiträume für Buchungen genutzt werden können. Das kann auch Stundenweise geschehen, vorausgesetzt, das System ist flexibel genug. Obwohl es hier kaum unangenehme Überraschungen geben dürfte, sollte man vor allem bei den kostenlosen Varianten der Anbieter auf der Hut sein.

Stellen Sie also sicher, dass die von Ihnen gewählte Variante des gewählten Anbieters auch die von Ihnen benötigte Flexibilität beim Planen der Buchungszeiten erlaubt.

Kriterium 18 für den Vergleich von Online-(Termin-)Buchungssystemen: Welche Online-Bezahlmöglichkeiten kann man im System integrieren?

Die Bezahlung bei Buchung ist für viele Nutzer eines Online-Buchungssystems ein Muss. Wenn das auch auf Sie zutrifft, dann können Sie bereits davon ausgehen, dass kostenlose Varianten von Online-Buchungssystemen für Sie nicht in Frage kommen werden: Sie brauchen eine der kostenpflichtigen Varianten.

Wenn man das aber einmal akzeptiert hat, gibt es kaum mehr Unterschiede. Die meisten Online-Buchungssysteme integrieren mit Stripe, einer recht umfassenden Lösung für die durchschnittlichen Ansprüche von kleineren Unternehmen und Websites. Man findet auch Paypal und andere, kleinere Bezahl-Dienste, allerdings seltener.

Sehen Sie sich also Stripe einmal an. Höchstwahrscheinlich kommen Sie mit dem dort gebotenen Bezahlmöglichkeiten aus. Dann vergleichen Sie die Online-Buchungssysteme hinsichtlich deren Stripe-Integration. Wenn Sie eine spezifischere Lösung brauchen, werden Sie etwas genauer schauen müssen, diese aber auch finden. Der E-Commerce-Bereich des Internet ist reich an Vielfalt und flexiblen Dienstleistern.

Kriterium 19 für den Vergleich von Online-(Termin-)Buchungssystemen: Erlaubt das System auch den Einsatz von Gutschein-, Rabatt- oder Promotion-Codes?

Der Einsatz von Gutschein-, Rabatt- oder Promotion-Codes ist aus verschiedenen Gründen interessant. Zum einen werden solche Codes gerne im Marketing eingesetzt. Zum anderen kann man damit nachverfolgen, woher die einzelnen Kunden kommen.

Wenn Sie z.B. Ihre Dienstleistung über einen Flyer bewerben, auf dem ein Gutschein-Code steht, dann können Sie Buchungen mit diesem Code dem Flyer zuordnen. Weiters können Sie z.B. Partnern Rabatt-Codes zuordnen, die für Sie Werbung machen, um so deren Konversion nachzuverfolgen.

Diese Funktion muss mit dem Bezahlsystem bei der Buchung integriert sein und kommt daher auch nicht in den kostenlosen Varianten eines Online-Buchungssystems vor.

Kriterium 20 für den Vergleich von Online-(Termin-)Buchungssystemen: Stellt das System auch automatische Rechnungen aus?

Bei der Buchung werden für die Käufer grundsätzlich Bestätigungs-Emails versandt – übrigens auch an die gebuchte Person, welche die Dienstleistung anbietet und durchführt. Darüber hinaus kann ein Online-Buchungssystem aber auch Rechnungen ausstellen. Das ist eigentlich unabdinglich, wenn gleich bei der Buchung bezahlt wird.

In so einem Fall sollte man sich im Detail ansehen, wie die Rechnungen generiert werden, und wie man deren Merkmale anpassen kann (z.B. fortlaufende Nummern).

Kriterium 21 für den Vergleich von Online-(Termin-)Buchungssystemen: Erlaubt das System die Verwaltung von Kundendaten?

Dieser Punkt ist vor allem für Unternehmen wichtig, die wiederkehrende Kundschaft haben und betreuen. Wer schon einmal gebucht hat, der braucht sich nicht nochmals zu registrieren und kann sogar Zahlungs-Informationen gespeichert lassen. Das erleichtert dem Kunden die wiederholte Buchung und freut das Unternehmen.

Ein interessanter Punkt dabei ist, ob es eine maximale Anzahl von verwalteten Kunden gibt oder nicht. Wenn so ein Limit existiert, muss man sich durchrechnen, ob das mit der Größe des eigenen Kundenstocks vereinbar ist oder nicht.

Kriterium 22 für den Vergleich von Online-(Termin-)Buchungssystemen: Ermöglicht das System das Einholen von Kunden-Feedback?

Kundenfeedback ist ein sehr wichtiger Baustein für den Service-Bereich eines Unternehmens. Feedback einzuholen ist nicht immer einfach. Wenn man allerdings im Online-Buchungssystem eine Möglichkeit hat, dies zu automatisieren, profitieren Kunde und Unternehmen.

Z.B. könnte ein Kunde nach erfolgtem Termin eine Dankeschön-Email erhalten, in der gefragt wird, ob alles zur vollsten Zufriedenheit des Kunden abgelaufen ist. Sollte das nicht der Fall sein, fragt man nach Verbesserungswünschen. Diese Möglichkeit, automatische Feedback-Emails zu versenden, wird von einigen Online-Buchungssystemen bereitgestellt, und es lohnt sich, dieses Kriterium im Auge zu behalten.

Kriterium 23 für den Vergleich von Online-(Termin-)Buchungssystemen: Mit welchen anderen Online-Systemen kann man das Online-Buchungssystem vernetzen bzw. integrieren?

Die Integration von Online-Buchungssystemen mit Bezahl-Dienstleistern habe ich bereits erwähnt. Es gibt aber noch weitere mögliche Integrationen so eines Systems in den elektronischen Workflow in einem Unternehmen.

Als Beispiel für solche Möglichkeiten möchte ich hier z.B. Zapier erwähnen, mit dem man verschiedene Online-Services vernetzen und Vorgänge automatisieren kann. Ein anderes Beispiel ist, dass man seine Buchungsformulare eventuell auch auf Plattformen wie z.B. Facebook einbinden will. Auch das läuft hier unter dem Begriff Integration.

Insgesamt sollte man sich überlegen, wo überall Buchungen möglich oder nötig sein werden, und wie die Daten dieser Buchungen automatisch weiter verarbeitet werden können.

Kriterium 24 für den Vergleich von Online-(Termin-)Buchungssystemen: Funktioniert dieses Online-Buchungssystem DSGVO-konform?

Spätestens seit Mai 2018 ist auf der ganzen Welt das Bewusstsein für Datenschutz gestiegen. Das liegt an der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung, kurz DSGVO. Auch international hat sich diese Verordnung als GDPR herumgesprochen und einen Namen gemacht.

Datenschutz an sich ist allerdings nichts Neues. Wer personenbezogene Daten von Kunden über ein Webformular gesammelt hat bzw. für eine Online-Buchung verarbeitet hat, der hat sich auch bisher bereits darum gekümmert, dass alles korrekt abläuft.

Das gilt zum Großteil auch für Online-Buchungssysteme. Trotzdem sollte man sich ansehen, wie vom Anbieter eines Online-Buchungssystems, der ja im Sinne der DSGVO ein Auftragsverarbeiter ist, die Einhaltung der DSGVO vertraglich bestätigt wird.

Kriterium 25 für den Vergleich von Online-(Termin-)Buchungssystemen: Welche Berichte über die erfolgten Buchungen erstellt das System und wie ausführlich sind sie?

Jedes Online-Buchungssystem generiert Berichte über erfolgte Buchungen, Statistiken und dergleichen, und stellt diese dem Nutzer zur Verfügung. Wem der Umfang dieser Berichte eigentlich egal ist, weil es ja eigentlich um Buchungen geht, die sowieso automatisch im Kalender landen, der wird sicher mit dem zufrieden sein, was das System an Berichten liefert.

Wer allerdings gerne etwas mehr Details in den Berichten sehen möchte, der sollte das favorisierte Online-Buchungssystem auf jeden Fall im Betrieb testen, um die Berichts-Möglichkeiten zu sehen. Außerdem wird von manchen Anbietern auch konkret auf den Umfang der erstellten Berichte hingewiesen, sodass ein Vergleich eventuell sogar vorab möglich ist.

Kriterium 26 für den Vergleich von Online-(Termin-)Buchungssystemen: Wie gut ist dieses Online-Buchungssystem dokumentiert?

Diese Frage läuft im Prinzip auf eine andere hinaus, und zwar: Brauche ich für die Einrichtung oder den Betrieb dieses Online-Buchungssystems professionelle Hilfe? Die Antwort ist hoffentlich nein, und die meisten Systeme sind mit Texten und Videos ausreichend dokumentiert.

Dennoch lauert hier eine mögliche Falle bei der Auswahl eines geeigneten Systems. Die Dokumentation ist zwar eigentlich immer online und somit steht sie auch vorab zur Verfügung. Man sollte jedoch (ich weiß, ich wiederhole mich) das System auch im Betrieb testen, um zu merken, ob die Dokumentation für die Arbeit mit dem System für einen selbst tatsächlich ausreichend ist.

Kriterium 27 für den Vergleich von Online-(Termin-)Buchungssystemen: Welche Art von Support ist im Preis inbegriffen?

Dieser Punkt ist eine Art Fortsetzung des vorhergehenden: Wenn die Dokumentation versagt, ist Support gefragt. Daher muss man auch vergleichen, welche Art von Support im gewählten Tarif enthalten ist. Bei teureren Varianten ist telefonischer Support möglich. Teilweise wird sogar persönliches Onboarding angeboten, d.h. ein Mitarbeiter des Online-Buchungssystems hilft bei der Einrichtung und sorgt dafür, dass der Start ohne Probleme abläuft.

Email-Support ist jedenfalls ein Standard, aber wenn es richtig brennt, möchte man vielleicht auf etwas prompteres zurückgreifen. Wer hier anspruchsvoller oder vorsichtiger ist, sollte nach einem Angebot mit direktem Support suchen, wie z.B. per Telefon oder Live-Chat.

Kriterium 28 für den Vergleich von Online-(Termin-)Buchungssystemen: Kann das System Erinnerungs-Emails vor den Terminen verschicken?

Erinnerungs-Emails sind für Buchungssysteme eigentlich Standard. Solche Emails werden 24 Stunden oder in einem einstellbaren Intervall vor dem gebuchten Termin automatisch verschickt. Dadurch verpassen die Kunden ihre Termine nicht so oft und die Kundenzufriedenheit erhöht sich durch das gute Gefühl, persönlich betreut zu werden.

Wenn bei einem System oder bei einer (vermutlich kostenlosen) Variante keine automatischen Erinnerungs-Emails inkludiert sind, sollte man die Finger davon lassen.

Kriterium 29 für den Vergleich von Online-(Termin-)Buchungssystemen: Kann ich Termin-Erinnerungs-Emails anpassen?

Erinnerungs-Emails anzupassen, ist technologisch gesehen keine Hexerei. Daher erwarte ich mir so eine Möglichkeit von einem guten Online-Buchungssystem auch. Wie weit die Anpassung geht, ist eine Frage der folgenden Punkte:

  • Wie flexibel lässt sich der Inhalt der Emails anpassen?
  • In welchem Rahmen lässt sich das Design der Emails anpassen?
  • Inwieweit kann man den Zeitpunkt des Versands der Erinnerungs-Emails anpassen?
  • Kann man auch nach erfolgter Dienstleistung noch Emails schicken lassen, z.B. um Feedback einzuholen?

Mit diesem Überblick gelingt der Vergleich verschiedener Anbieter und deren Erinnerungs-Emails bereits in ausreichendem Maß.

Kriterium 30 für den Vergleich von Online-(Termin-)Buchungssystemen: Kann das System Erinnerungs-SMS vor den Terminen verschicken?

Erinnerungen kann man natürlich nicht nur per Email verschicken, sondern auch per SMS. Dabei ist allerdings zu beachten, dass dafür folgende Einschränkungen gelten (auch Fallen genannt):

  • Manche Anbieter von Online-Buchungssystemen erlauben SMS-Versand nur innerhalb bestimmter Länder, z.B. der USA und Kanadas.
  • Der Versand von SMS bedingt üblicherweise zusätzliche Kosten, die im Tarif des Online-Buchungssystems nicht inbegriffen sind.

Auf solche Umstände wird zwar in der Regel ausreichend deutlich hingewiesen, es schadet aber nicht, sie im Hinterkopf zu behalten.

Kriterium 31 für den Vergleich von Online-(Termin-)Buchungssystemen: Wie kann ich die Online-Buchung auf meiner WordPress-Website integrieren?

Dieses Kriterium mutet zunächst vielleicht technisch an, ist aber auch ein grundlegendes. Folgende Fragen helfen bei Bewertung und Entscheidung:

  • Reicht es aus, die Online-Buchungen völlig extern durchführen zu lassen, d.h. direkt auf der Website des Anbieters? Dann ist auf der eigenen Website nur eine Verlinkung erforderlich.
  • Möchte man ein Online-Buchungsformular auf der eigenen Website haben? Dann braucht man zumindest die Möglichkeit zum Einbetten des Formulars. Diese Möglichkeit gibt es fast immer. Dabei verarbeitet jedoch immer noch der Anbieter die Buchungsdaten über deren Website, d.h. de facto extern.
  • Möchte man eine spezifischere Variante nutzen, um die Datenverarbeitung auf die eigene Website zu beschränken? Dann braucht es eine Umsetzung, die eine lokale Datenbank verwendet, die z.B. im Hintergrund der eigenen Website auf dem eigenen Server betrieben wird. So etwas kann z.B. durch ein Plugin für WordPress bereitgestellt werden. Für andere Content-Management-Systeme gibt es möglicherweise analoge Lösungen.

Kriterium 32 für den Vergleich von Online-(Termin-)Buchungssystemen: In welchen Formaten kann ich eine Online-Buchung auf meiner Website darstellen lassen?

Hier geht es darum, wie die Buchung auf der eigenen Website präsentiert werden soll. Dafür gibt es mehrere Möglichkeiten:

  • Die Buchung passiert extern. Dann wird über einen einfachen Link auf der eigenen Website die Buchungs-Seite beim externen Anbieter in einem neuen Browser-Fenster geöffnet.
  • Die Buchung soll auf der eigenen Website an irgendeiner Stelle (oder verschiedenen Stellen) als Formular erscheinen. Dann kann man ein externes Formular einbetten (z.B. als iframe) oder über ein Plugin ein lokal erzeugtes Formular verwenden. Diese Funktionalität ist als Standard anzusehen.
  • Die Buchung soll als Formular in einem sogenannten Overlay “vor” der eigenen Website erscheinen. Diese Funktionalität ist nicht Standard, wird aber bei manchen Online-Buchungssystemen angeboten.

Wer eine persönliche Vorliebe oder genaue Vorstellung davon hat, wie die Buchung im Browser ablaufen soll, der hat wahrscheinlich auch hier einen Favoriten. Wenn ein Overlay unbedingt erforderlich ist, sollte man sich vergewissern, dass es im gewählten Tarif des betrachteten Anbieters auch tatsächlich verfügbar ist.

Kriterium 33 für den Vergleich von Online-(Termin-)Buchungssystemen: Kann ich das Design der Online-Buchung auf meiner Website anpassen?

Die Frage nach dem Design eines Buchungsformulars ist nicht unwichtig. Wer möchte schon ein Element auf der eigenen Website haben, das nicht zum eigenen (corporate) Design passt? So etwas sieht schnell deplatziert und unprofessionell aus.

Daher ist die Anpassbarkeit des Buchungsformulars ein wichtiger Punkt. Wie weit das im Detail geht, ist von Anbieter zu Anbieter verschieden. Das aus meiner Sicht ideale Buchungsformular ist allerdings von vornherein so neutral gestaltet, dass es sich überall leicht einfügt.

Kriterium 34 für den Vergleich von Online-(Termin-)Buchungssystemen: Kann ich das Branding des Online-Buchungssystems auf meiner Website verstecken (Whitelabeling)?

Dieser Punkt ist dann interessant, wenn man das Online-Buchungssystem als Feature der eigenen Website darstellen möchte. Dann spielt es eine Rolle, ob auf dem Buchungsformular so etwas steht wie “powered by …” Den Prozess, das Branding eines externen Anbieters zu verstecken oder durch das eigene Branding zu ersetzen, nennt man Whitelabeling.

In den billigeren Varianten der meisten Anbieter von Online-Buchungssystemen ist meist ersichtlich, wer dieser Anbieter ist. Wer also Whitelabeling betreiben möchte, muss üblicherweise etwas tiefer in die Tasche greifen.

Kriterium 35 für den Vergleich von Online-(Termin-)Buchungssystemen: Kann ich über das Buchungsformular zusätzliche Kundendaten abfragen?

Wer seine Kunden-Datenbank aufbaut, will möglichst alles über die eigenen Kunden wissen, was für gutes Verkaufen und Service nötig ist. Wenn jemand also über ein Online-Buchungssystem ein Service bucht, dann sollte man diese Person auch alles Nötige fragen können.

Das geht am besten über extra bzw. individuell zusammenstellbare Formularfelder auf dem Buchungsformular. Dazu ist es notwendig, dass solche zusätzlichen Formularfelder vom Buchungssystem auch ermöglicht werden. Wer einfach nur Termine vergeben will und Email-Adressen sammelt, der kann diesen Punkt getrost ignorieren. Wer allerdings genaueres über die eigenen Kunden wissen will oder muss, der sollte auf dieses Detail achten.

Kriterium 36 für den Vergleich von Online-(Termin-)Buchungssystemen: Gibt es ein API für Developer für dieses Buchungssystem?

Dies ist hauptsächlich ein technischer Punkt. Dahinter steckt jedoch eine eigene Kategorie der Flexibilität. Die Abkürzung API steht for das englische application programming interface, zu Deutsch Programmierschnittstelle. Ein API ist ein Werkzeug, mit dem man einen Dienst wie z.B. ein Online-Buchungssystem mit einem eigenen Programm automatisch verwenden kann.

Das klingt zunächst vielleicht unspektakulär. Wer aber für die eigene Website etwas spezielles braucht, womit er dann auch ein Online-Buchungssystem verknüpfen möchte, der sollte darauf achten, dass es dafür ein API gibt. Im Allgemeinen macht man so eine Verknüpfung übrigens nicht selbst, sondern heuert dafür einen Profi an.

Wer also gerne quer-denkt oder neue Ideen ausprobieren möchte, der sollte bei diesem Punkt hellhörig sein.

Kriterium 37 für den Vergleich von Online-(Termin-)Buchungssystemen: Gibt es bei diesem Anbieter einen kostenlosen Tarif?

Das letzte Kriterium dieser Liste ist folgendes: Bietet der Anbieter auch einen kostenlosen Tarif seines Online-Buchungssystems an? Bei vielen Anbietern gibt es so einen Tarif tatsächlich. Damit kann man in der Regel beginnen, ein paar Dinge auszuprobieren und einfache Funktionalität zu verwenden.

Möglicherweise ist die kostenlose Variante eines Online-Buchungssystems bereits ausreichend für Ihre Zwecke. Das könnte z.B. der Fall sein, wenn Sie EinzelunternehmerIn sind und Termine für kostenlose Beratungsgespräche zur automatischen Buchung online Stellen wollen. Wenn Sie also nur etwas ganz simples brauchen, für das der Kunde nicht auch gleich online bezahlen soll, dann sehen Sie sich die verschiedenen kostenlosen Tarife der Anbieter genau an.

Kriterien beim Vergleich von Online-(Termin-)Buchungssystemen: Das Fazit

Insgesamt sind Online-Buchungssysteme bereits fast schon so individuell wie die Unternehmen, die sie nutzen. Damit Sie das beste System für Ihre Zwecke finden, habe ich eine kleine Anleitung zum Brainstorming geschrieben. Sie heißt So finden Sie das beste Online Buchungssystem für Ihre Website.

Wenn Sie nun einen Preis-Leistungs-Vergleich für Online-Buchungssysteme sehen wollen, dann klicken Sie auf folgenden Link: Online (Termin-)Buchungssysteme: Preis-Leistungs-Vergleich. Wenn Sie sich eigentlich nur für kostenlose Varianten interessieren, dann sehen Sie sich folgenden Artikel an, der ebenfalls in Kürze erscheint: Was kann ein kostenloses Online-Buchungssystem?

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